第一章  总  则

第一条  为加强本系档案的规范管理，充分发挥档案的作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，根据我院《档案管理制度》的规定，结合我系实际情况特制定本规定。

第二条  系档案是指我系在以往的教学、科研、管理等活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。包括：上级部门下发的各种文件、制度和规定等；我系工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；学生学习和课外活动中产生的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  档案的归档由教研室、办公室指定专人承办，承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。因工作变动或因故离职时，应将经办的档案向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章  档案的归档范围

第四条  学院和各职能部门下发的通知、文件、制度和规定等。

第五条  重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等。

第六条  本系对外的正式发文，与有关单位来往的正式文书，与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第七条  本系的年度或学期工作计划、总结、报告，对上级部门的请示、批复，各种统计报表等。

第八条  本系的大事记和反映本系重要活动的照片、录音、录像等。

第九条  本系学生的学籍资料，对学生的奖惩文件，学生退学、休学、复学申请等。

第十条  本系学生的成绩单、试卷、课程设计（论文）、毕业设计（论文），学生的开云(中国)记录、实习实训总结，认为重要的学生作业等。

第十一条  其他具有归档意义的档案。

第三章  档案的收集与管理

第十二条  系指定教研室主任和系办公室秘书为档案管理的承办人。

第十三条  档案的收集由承办人员负责收集和整理，结案后交系主要领导审阅后归档。

第十四条  教研室主任负责管理第九条和第十条规定的档案管理；系教学秘书负责与教学相关的档案管理；系行政和党务工作秘书负责除了上述档案的其他档案管理。

第十五条  归档的纸质文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件不能归档的，可保存复印件；归档的电子文件类档案，必须是原版、原件，详细记录事由、时间、地点、背景、摄录者等信息，需用专用的电脑存储。

第十六条  档案的归档应按文件种类分类、编号，核定份数以及每份文件的完整性，填写档案记录表。

第十七条  档案承办人按每学年对档案立卷，卷内附档案记录表，并填写案卷封面。

第十八条  档案承办人应当遵纪守法、忠于职守，努力维护档案的完整与安全；不得外泄档案内容，不得违规借阅，不得修改档案内容。

第四章  档案的使用

第十九条  系存档案只有本系内部人员可以借阅，借阅者须填写《档案借阅单》，并由主管领导批准后，方可借阅；带有密级的档案原则上不外借，确因需要借阅，须经上级主管部门批准。

第二十条  档案借阅人必须按借阅单批准时间归还，不得损坏、丢失或逾期未还，不准泄露档案材料内容。

第二十一条  档案借阅人不准剪贴、涂改、勾画档案资料；如需摘抄或复制案卷内容，必须经系领导批准才能摘抄或复制。

第二十二条  档案借阅人不准转借档案，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第五章  档案的销毁

第二十三条  对于超过保存期限的系级别档案，由档案承办人登记造册，经系主管领导认定，报分管院长批准后，按规定销毁；对于学院、职能部门的超过保存期限的档案，应交由对应部门销毁。

第二十四条  档案销毁必须在指定地点并有专人监销下进行，严禁将销毁的档案作废纸出售；档案销毁后，监销人应在销毁登记册上签字。

第六章  附  则

第二十五条  本规定由矿业工程系负责解释。本规定若与上级规定有抵触时，按上级规定执行。

第二十六条  本规定自发布之日起执行。